Sedintele O şedinţă reuşită poate realiza, într-un timp scurt, mai mult decât ar spera participanţii să realizeze, lucrând independent, cu ajutorul referatelor sau al convorbirilor telefonice, sau pot avea rezultate care nu ar putea fi obţinute în nici un alt mod.

Sunt de obicei interne, deşi câteodată sunt implicaţi şi clienţi. Caracteristica definitorie a unei şedinţe este implicarea unui grup specific, alcătuit din reprezentanţi (selectaţi sau numiţi) ai unui colectiv mai mare, care a fost autorizat să acţioneze în numele colectivului, având drepturi şi obligaţii. Şedinţele sunt convocate în mod special, pentru un număr de oameni, într-un anumit loc şi la o anumită oră, pentru un scop (negociere, informare, rezolvarea unei probleme, luarea deciziei, colectarea şi schimbul de idei) precizat (aceştia să se poată pregăti şi contribui la desfăşurarea ei), astfel încât rezultatul dorit (obţinerea unui acord, educarea sau informarea participanţilor, rezolvarea unei probleme, obţinerea unei decizii, generarea de idei şi sugestii) să poată fi obţinut. O şedinţă poate fi considerată eşuată dacă nu au fost obţinute rezultatele scontate, sau nici măcar nu s-au făcut unele clarificări necesare şi rezultatele sunt neclare. Poate fi considerată reuşită dacă urmările ei sunt potrivite circumstanţelor date. Şedinţa oficială - este aceea unde responsabilitatea colectivă este stabilită conform unui set de reglementări (set de convenţii şi proceduri). Deciziile luate trebuie să respecte procedurile şi condiţiile stabilite pentru a fi validate, conform unui regulament de funcţionare. Acest cadru este folosit astfel încât participanţii să aibă încredere în modul în care au fost luate deciziile. Convocarea se face prin distribuirea unor anunţuri, oferind detalii privind timpul şi locul şi orice informaţii specifice relevante, sau automat - conform unui orar stabilit. Pentru ca deciziile să fie reprezentative şi legitime este necesară participarea unui număr minim de persoane (cvorum). Agenda şedinţei cu un nume potrivit ("Şedinţa generală anuală" de exemplu), alcătuită de către persoana responsabilă, cuprinde data, ora şi locul de desfăşurare, precum şi: • scuze pentru neparticipare - astfel toată lumea ştie cine nu participă la şedinţă şi nu se mai întreabă dacă sunt în întârziere; • minuta ultimei şedinţe (proces verbal, încheiere) - este citită de către preşedinte şi aprobată în şedinţă sau poate suferi amendamente în vederea aprobării; • rapoartele cerute în anumite situaţii; • alegerile şi acceptarea de noi membri - dacă este cazul; • diverse - aspecte secundare; • data următoarei întâlniri. Minuta (proces verbal, încheiere) - înregistrare scrisă a ceea ce s-a întâmplat şi ce s-a hotărât în timpul şedinţei. Intră în atribuţiile secretarului şedinţei (care face pregătirile pentru desfăşurare, ia notiţele în timpul şedinţei, transmite şi urmăreşte deciziile; adesea nu participă la discuţii şi la vot) sau ale preşedintelui - la şedinţele mai puţin oficiale. Se întocmeşte după şedinţă, pe baza notiţelor luate în timpul acesteia. Pot fi: minute-hotărâri (enumeră numai hotărârile - deciziile se numesc hotărâri), minute narative (descrie dezbaterea, deciziile, punctele de vedere principale, eventualele conflicte), minute cu responsabilităţi (conţin numele persoanelor sau departamentelor responsabile pentru implementarea hotărârilor). Vor avea un titlu echivalent cu cel folosit la agenda de lucru. Rolul preşedintelui - este conducătorul şi mediatorul şedinţei, cu responsabilităţi în privinţa organizării, conducerii corecte şi obţinerii rezultatelor. Nu ia parte la dezbatere; menţine autoritatea efectivă asupra desfăşurării şedinţei. Înainte de şedinţă: clarifică şi face cunoscut scopul şedinţei, decide asupra tipului de şedinţă necesar a fi întrunit, stabileşte agenda, decide asupra membrilor ce vor fi convocaţi, stabileşte desfăşurarea (data şi ora), difuzează materialele scrise. În timpul şedinţei: stabileşte cursul şedinţei, deschide şedinţa, urmăreşte agenda, controlează şi încurajează dezbaterea, concluzionează, stabileşte deciziile de luat, confirmă acţiunile de urmat şi responsabilităţile, închide şedinţa. După şedinţă: revede desfăşurarea şedinţei, evaluează rezultatele, se asigură de înţelegerea de către participanţi a rezultatelor ei, aprobă şi difuzează minutele. Principalul instrument utilizat de preşedinte în timpul şedinţei este, de obicei, agenda. Întrucât este scrisă şi toţi membrii prezenţi au câte o copie, ea este foarte importantă pentru menţinerea dezbaterii concentrată pe subiectul cerut şi pentru evitarea digresiunilor. Pentru a asigura asistenţă şi mai departe, deseori, preşedintele are o versiune specială, care conţine în plus: note suplimentare pentru fiecare articol, informaţii generale şi o margine mare - în partea dreaptă a paginii, pentru luarea notiţelor în timpul şedinţelor. Garantează că dezbaterea este condusă conform principiilor acceptate. Regulile generale ale dezbaterii sunt: • toţi membrii se supun autorităţii preşedintelui de a controla dezbaterea; • subiectul şi scopul discuţiilor sunt cele trecute în agendă; • toţi vorbitorii trebuie să adreseze comentariile lor ca şi cum ar vorbi preşedintelui şi nu unul altuia; • nu vor vorbi mai multe persoane odată; • numai preşedintele nominalizează vorbitorii; • şedinţa se desfăşoară în ordinea indicată pe agendă, deşi preşedintele poate propune, şi adunarea poate să aprobe, schimbarea ei; • preşedintele hotărăşte dacă poate fi dezbătut un amendament la agendă. Pentru dezbaterile oficiale: • fiecare persoană are dreptul să vorbească o singură dată, deşi i se poate răspunde altui vorbitor; • problemele de discutat trebuie să fie anunţate mai înainte, în scris. Preşedintele de şedinţă foloseşte ascultarea activă, afirmarea autorităţii, încurajează comunicarea, evidenţiază problemele şi trebuie: • să se asigure că discuţiile prezintă puncte de vedere echilibrate şi că tuturor părţilor li s-au acordat şanse egale de a vorbi; • să controleze maniera în care are loc dezbaterea şi să se asigure că nu devine violentă; are dreptul să elimine un membru care este turbulent şi care refuză să urmeze procedurile, deşi scopul lui este de a menţine oamenii sub control; • să stabilească mersul şedinţei şi hotărăşte când trebuie să ajungă la vot; • să deschidă şi să închidă şedinţa.